Purchase to pay : quelle difference avec le procure to pay et le source to pay ?
Le terme « purchase to pay » (P2P) est souvent confondu avec d’autres processus similaires tels que le procure-to-pay et le source-to-pay (s2p). Comprendre les distinctions entre ces concepts est crucial pour optimiser les operations achat dans une entreprise.
Purchase to pay (p2p) : l’integralite du processus achats et de paiement
Le purchase to pay (p2p) represente le flux complet des activites achats, englobant tout, depuis le processus initial de recherche et de selection des fournisseurs jusqu’au reglement final des factures. Il integre toutes les etapes, du besoin a la reception des biens ou services commandes, en passant par l’approbation, la facturation et le paiement.
Procure-to-pay (p2p) : axe sur l’approvisionnement et le paiement
Le procure-to-pay (p2p) est souvent utilise de maniere interchangeable avec le purchase-to-pay (p2p), mais il se concentre specifiquement sur la partie approvisionnement du processus global. Le p2p commence par l’identification du besoin à la creation du bon de commande, la reception des biens ou services, et aboutit au paiement des fournisseurs. Il couvre ainsi l’ensemble des etapes liees a l’approvisionnement et au paiement des fournisseurs.
Source-to-pay (s2p) : de l’identification des fournisseurs a l’achat
Le source-to-pay (s2p) couvre un spectre plus large, englobant les activites depuis l’identification des fournisseurs potentiels, la negociation des contrats, la selection des fournisseurs, jusqu’a l’achat effectif (p2p) et le paiement. Il inclut ainsi la phase amont de recherche et de selection des fournisseurs avant le processus achats lui-meme.
Distinctions et complementarites entre purchase to pay, procure to pay et s2p
- Le purchase to pay (p2p) est le processus global, incluant toutes les etapes, du debut a la fin, du processus achat et de paiement.
- Le procure-to-pay (p2p) se concentre sur l’aspect approvisionnement, de la creation des bons de commande au paiement des fournisseurs.
- Le source-to-pay (s2p) englobe a la fois la selection des fournisseurs et le processus achat.
Ces processus se chevauchent souvent et sont complementaires.
L’optimisation de chacun contribue a ameliorer l’efficacite globale des operations achats dans une entreprise. Faisons un focus sur le processus purchase to pay. L’optimisation du processus purchase to pay (p2p) implique l’amelioration de chaque etape du cycle achats, depuis la recherche des fournisseurs jusqu’au paiement des factures.
Automatisation et integration grâce au Purchase to pay
- Logiciel p2p : investissez dans un logiciel p2p integre pour automatiser les taches manuelles telles que la creation de bons de commande, la reception des biens, et la gestion des factures.
- Integration avec d’autres systemes : assurez-vous que le logiciel p2p s’integre facilement avec les systemes existants de l’entreprise pour un flux de donnees harmonieux.
Standardisation et simplification
- Normes de procedures : établissez des procedures standardisees pour chaque etape du processus achat, de la demande d’achat a l’approbation des factures.
- Simplification des processus : identifiez et eliminez les etapes redondantes ou inefficaces pour accelerer le processus global.
Gestion des fournisseurs et des contrats grâce au Purchase to pay
- Évaluation des fournisseurs : évaluez regulierement la performance des fournisseurs pour maintenir des partenariats solides et identifier d’eventuelles ameliorations.
- Gestion des contrats : veillez a ce que tous les accords avec les fournisseurs soient clairs et bien documentes pour eviter les erreurs et les malentendus.
Analyse et suivi
- Kpis et reporting : utilisez des indicateurs de performance cles (kpis) pour mesurer l’efficacite du processus, les delais de paiement, les couts, et l’exactitude des commandes.
- Analyse des donnees : analysez les donnees pour identifier les tendances, les inefficacites et les opportunites d’amelioration continue.
Formation et sensibilisation
- Formation continue : formez regulierement les employes aux outils et aux bonnes pratiques pour maximiser l’utilisation du logiciel p2p.
Collaboration et communication
- Communication interdepartementale : favorisez la communication entre les departements (achats, finance, operations) pour une meilleure coordination et comprehension des besoins.
Controle des risques et conformite avec une solution Purchase to pay
- Gestion des risques : mettez en place des controles internes pour minimiser les risques de fraude ou d’erreurs.
- Conformite reglementaire : assurez-vous que le processus p2p respecte les reglementations en vigueur pour eviter les sanctions ou les problemes legaux.
En combinant ces strategies, une entreprise peut optimiser son processus purchase to pay pour accroitre l’efficacite operationnelle, reduire les couts et ameliorer la transparence tout au long du cycle achats.