BRUNSWICK : analyser les dépenses pour plus de visibilité et d'alignement organisationnel

Impossibilité pour l’entreprise de prendre en charge ses besoins de sourcing uniques à l’aide de son outil interne
Brunswick a utilisé un système d’entrepôt de données développé en interne pendant sept ans. Comme c’est le cas dans de nombreuses organisations, la plupart des services de l’entreprise, y compris le service achats, trouvaient ce système interne difficile à utiliser. Pire encore : à un certain stade, le service informatique n’assurait plus sa prise en charge, ce qui empêchait de l’exploiter.

D’après Nancy Jorgensen, Directrice du sourcing indirect et des alliances commerciales, « [à] ce moment-là, le système d’entrepôt de données est devenu une véritable source d’inefficacité pour l’équipe du sourcing indirect. Son absence totale d’adaptabilité rendait la création de rapports extrêmement difficile et obligeait l’équipe à appliquer des processus manuels particulièrement chronophages. »

Pour l’équipe achats, les défis inhérents à l’utilisation de cet outil interne se traduisaient même par l’utilisation massive de feuilles de calcul et l’analyse manuelle des données. Avec pas moins de sept systèmes financiers différents à gérer, il était quasiment impossible pour l’équipe achats de collecter des données d’achat fiables en vue de les analyser. De plus, Brunswick opérant dans différents secteurs d’activité, le système interne devenait un obstacle à la prise en charge des besoins de sourcing spécifiques à chaque activité.

Déploiement d’un outil d’analyse des dépenses pour augmenter la visibilité sur les données d’achat
Reconnaissant l’importance du problème, Brunswick a mis en place un projet complet d’analyse des dépenses en mars 2013. Nancy, en tant que commanditaire et chef de projet, a ainsi eu pour mission de gérer le plan de déploiement et ses différentes étapes, telles que les objectifs à long et court terme, le calendrier du projet, l’évaluation des logiciels, la sélection des fournisseurs, le plan de communication et la formation du personnel. En outre, l’appui de la direction était vital à la réussite du projet.

Suite à un processus d’évaluation minutieux des fournisseurs logiciels, la solution Solution Analytics, qui satisfaisait aux critères de sélection de Brunswick, s’est avérée la plus appropriée. L’évaluation démontrait que l’outil d’analyse de Corcentric allait offrir à l’équipe achats la visibilité dont elle avait besoin sur les données d’achat de toute l’entreprise. Différents critères de recherche tels que les critères de catégorie, sous-catégorie, centre de coûts, code comptable, informations fournisseurs, dépenses, date, conditions de paiement, division et autres permettant une recherche détaillée jusqu’au niveau transactionnel, la visibilité sur les prix était assurée. Déployé par une équipe mixte composée de membres des services informatiques, achats et support, la Solution Analytics était opérationnel en quelques semaines seulement.

L’analyse des opportunités et les données rendues visibles, qui représentaient quelque 600 millions de dollars, ont révélé des perspectives d’économies de plus de 6 millions de dollars pour les projets de 2014. »

— Nancy Jorgensen
Directrice du sourcing indirect et des alliances commerciales, Brunswick

Amélioration de la collaboration au sein des divisions et meilleur alignement des fournisseurs
Depuis son déploiement il y a un an, l’outil Analytics a porté ses fruits et a impacté les achats de façon positive. Par exemple, l’équipe du sourcing indirect peut désormais accéder à des données d’achat fiables et pertinentes à tout moment. Qui plus est, parce qu’elle peut enfin prendre en charge les données et autres informations facilement, l’équipe achats est bien plus impliquée dans les activités de l’entreprise. L’équipe, qui met son outil d’analyse des dépenses au service de cinq divisions, a vu ses projets augmenter de 10 % par rapport à l’an dernier et est désormais plus productive que jamais.

Le déploiement de la nouvelle plateforme d’analyse a également permis de redéfinir le rôle de l’équipe du sourcing indirect, qui, outre ses fonctions d’assistance initiales, offre désormais des services de conseil stratégique et fournit de nouvelles informations sur les dépenses de toute l’entreprise. La nouvelle implication de l’équipe achats a ainsi profité à Brunswick, qui en a tiré les avantages suivants :

• Meilleures communication et collaboration au sein des divisions: la meilleure visibilité sur les dépenses de l’entreprise a permis aux membres des différentes divisions d’interagir les uns avec les autres et de ne plus fonctionner en vase clos. Cela se traduit par la mise à profit interfonctionnelle des dépenses engagées auprès des fournisseurs, des contrats, conditions, tendances et prix.
• Meilleur alignement des fournisseurs: les fournisseurs ont pu mieux comprendre les différentes exigences métier de Brunswick et se sont alignés sur ses futurs objectifs et stratégie.
• Impact sur l’ensemble de l’organisation: les différents services tels que les services fiscal, d’audit, de trésorerie et de conformité des échanges commerciaux reconnaissent les avantages et la valeur des données d’achat que leur offre la Solution Analytics par rapport à leurs besoins opérationnels.

Grâce à ces nouveaux atouts, les décisions sourcing reposent désormais non plus sur une stratégie transactionnelle et réactive, mais sur une stratégie basée sur les données. Les avantages se traduisent également par la possibilité de créer des stratégies à long et court terme et de définir des objectifs et des calendriers, choses qui étaient jusque-là impossibles. En outre, cette nouvelle réussite a eu pour effet d’inciter l’équipe du sourcing indirect de Brunswick à s’investir pleinement dans l’analyse des dépenses. Forte de ses nouvelles fonctions, l’équipe s’emploie à développer son influence et continue de chercher de nouvelles occasions de réduire les coûts et d’améliorer les processus.

Le déploiement du projet « Spend Data » nous a non seulement permis de définir les meilleures pratiques en matière de catégorisation des données, mais aussi d’identifier les tendances et des opportunités de réduction des coûts jusque-là inaccessibles. Grâce à la Solution Analytics, nous sommes désormais en mesure de prendre des décisions stratégiques basées sur les données. »

— Lisa Spratt
Brunswick Corporation Category Manager Sourcing Indirect