TRANSACTIS : Définir et digitaliser les processus liés au suivi des fournisseurs, des contrats et des achats

La maîtrise des risques et des engagements liés à la gestion des contrats n’est pas assurée dans 2 entreprises sur 3. Une étude d’Aberdeen estime que 10 % des contrats actifs sont tout simplement perdus et que 60 % des contrats fournisseurs sont renouvelés automatiquement sans analyse ni décision préalable.

Découvrez dans cette étude de cas le retour d’expérience de Malika Mezair Poupin, Directrice Achats chez Transactis qui a mis en place une stratégie digitale pour maîtriser ses risques fournisseurs et piloter sa conformité grâce à la Corcentric Platform.

Objectifs

• Définir et digitaliser 100 % des processus liés au suivi des fournisseurs, des contrats et des achats
• Réduire les risques opérationnels
• Mettre les dépenses sous contrôle
• Gagner en visibilité et améliorer la qualité des documents transmis
• Mettre en place une analyse précise de la performance des contrats pour un meilleur pilotage des activités

Enjeux

Les 120 millions d’euros de dépenses par an de Transactis étaient traitées manuellement sans SI Achats. Ce processus non digitalisé ouvrait la voie à de nombreux axes d’amélioration tels que :

• Suppression des tableaux Excel
• Suppression de l’archivage papier des documents
• Le suivi et les reportings automatisés
• La signature électronique des documents

“ Suite à un état des lieux des fonctions transverses de Transactis, il est apparu que de nombreux processus au sein du département Achats étaient encore manuels (envoi des bons de commande par courrier postal, traitement des contrats avec les fournisseurs, archivage papier…). Cela était chronophage et source d’erreur. ”
Malika Mezair-Poupin – Directrice des Achats – Transactis

Solutions

Transactis a lancé, en 2019, un projet de digitalisation des processus liés au suivi des fournisseurs, des contrats et des achats. L’entreprise souhaitait bénéficier d’un outil qui réponde à ses besoins métiers et qui lui permette de :

• Avoir des données contractuelles à jour, centralisées et intégrées aux processus achats et de gestion des fournisseurs
• Effectuer un suivi précis des contrats pour répondre aux contraintes réglementaires du secteur bancaire
• Analyser la performance des contrats et des données contractuelles
• Anticiper le renouvellement des contrats

Les solutions Procure-to-Pay et de Gestion des Contrats de Corcentric ont été choisies par Transactis pour être implémentées en 2020. La capacité de la plateforme à répondre aux besoins métiers sans développements spécifiques ainsi que sa facilité de paramétrage ont su convaincre l’entreprise. L’accompagnement des experts Corcentric durant les phases d’avant-vente, de projet mais également par la suite, a été clé dans le choix de la solution.

“Nous recherchions avant tout un outil intégré qui couvre l’ensemble de nos besoins liés à la gestion de nos contrats, de nos achats et de nos fournisseurs. Enfin, nous avions pour objectif d’implémenter l’outil dans un délai court. Grâce à la Corcentric Platform, nous pouvons désormais lier un appel d’offres au fournisseur choisi, au contrat négocié, aux commandes associées ainsi qu’aux factures. Cela nous apporte une visibilité totale sur l’ensemble de nos contrats et de notre cycle Achats. De plus, l’outil ayant été mis en place en début d’année 2020, nous avons pu surmonter sereinement les enjeux liés au télétravail imposé par le confinement.”
Malika Mezair-Poupin – Directrice des Achats – Transactis

Résultats

Depuis son implémentation, la Corcentric Platform est désormais utilisée par les Directions Achats, Finances, Ressources Humaines, Juridiques et Opérationnelles qui constatent des bénéfices concrets :

• Processus liés aux contrats, aux achats et aux fournisseurs entièrement digitalisés
• Réduction du temps de traitement administratif des contrats passant de plusieurs semaines à seulement quelques heures
• Visibilité totale sur les données contractuelles pour un pilotage précis des activités et des risques tiers
• Conformité des contrats et des fournisseurs garantie
• Analyse en temps réels de la performance des contrats grâce à la centralisation des données
• Anticipation du renouvellement des contrats grâce aux alertes pré-paramétrées
• Reportings automatiques et fiables

Transactis a également défini un processus de mise en conformité de ses contrats fournisseurs :

1. Les étapes de rédaction, de validation et de signature des contrats se font en dehors de la Corcentric Platform car elles nécessitent un comité de validation constitué des différentes parties prenantes. Puis les contrats sont archivés et centralisés dans la plateforme.
2. Les passations de commande sont toutes reliées à un contrat ainsi qu’à un fournisseur référencé.
3. Si un demandeur souhaite passer une commande auprès d’un fournisseur non référencé, il doit contacter le service Achats pour entamer le processus de référencement et de validation d’un nouveau fournisseur.

Cela permet d’associer 100 % des bons de commande à un contrat de référence ainsi qu’à un fournisseur en conformité avec la réglementation.
La base fournisseurs à jour dans Corcentric permet d’assurer la communication avec les fournisseurs référencés. À terme, Transactis souhaite améliorer le pilotage de leur conformité.