UNIVERSITE DE PENNSYLVANIE : Assurer l'adoption auprès des utilisateurs grâce à la gestion du changement

Efficacité sourcing entre les parties prenantes
Le groupe achats de l’université de Pennsylvanie, qui compte plus de 2 000 utilisateurs, enregistre près de 1 milliard de dollars de dépenses annuelles. Bien que chaque département soit chargé de définir ses propres exigences en matière d’achats, le service achats et ses 16 employés ont pour mission d’aider l’université à établir les meilleures pratiques en termes d’achats et de sourcing.

Le service achats de l’université de Pennsylvanie souhaite devenir le leader en matière d’achat de produits destinés à l’enseignement supérieur, une vision qui se reflète dans la valeur apportée à la communauté et se traduit par des processus achat efficaces et des solutions de sourcing performantes. Pour concrétiser cette vision, des réunions sont ainsi organisées tous les mois entre le service achats et ses parties prenantes.

L’équipe achats a toujours été un précurseur en matière de technologies d’achat, adoptant rapidement les nouvelles solutions. L’université a ainsi utilisé Solution Sourcing pendant plusieurs années pour publier ses RFP par voie électronique et effectuer ses activités de sourcing auprès de plus de 850 fournisseurs.

Toutefois, étendre la portée, élargir l’impact et augmenter l’utilisation de la technologie est un défi permanent qui requiert de former les parties prenantes concernées et de gérer les changements.

À titre d’exemple, le service achats collabore activement avec le service du logement de l’université. Jusqu’à récemment, le service du logement élaborait ses propres RFP, qui étaient ensuite transférés manuellement aux enquêtes Solution Sourcing.

Voici comment le service du logement procédait:

• D’abord, il définissait le contenu du RFP.
• Ensuite, le service achats s’entretenait longuement avec le service du logement afin de comprendre les objectifs et de discuter des exigences du RFP.
• Une fois la phase d’édition achevée, le service achats présentait la version finale du RFP au service du logement.
• Pour finir, le service achats transférait les informations dans la Solution Sourcing.

Bien souvent, les efforts déployés dans le cadre de la publication d’un RFP étaient redondants.

Notre rôle, au sein du service achats, consiste à offrir à nos fournisseurs de diversité et locaux qualifiés autant d’opportunités d’affaires que possible. Nous devons donc exploiter au mieux nos systèmes pour pouvoir mettre en place un programme efficace. »

—Vira Homick, C.P.M.
Directrice de l’eBusiness, Université de Pennsylvanie

Augmentation de l’adoption de la solution Sourcing de Corcentric grâce à la formation
Réalisant que ce processus était long, fastidieux, et qu’il ne favorisait pas la collaboration ni le transfert des connaissances, le service achats a fait appel aux services professionnels de Corcentric pour former l’équipe du service du logement aux technologies de sourcing.

Pour commencer, Corcentric a donc développé un programme de formation des formateurs de quelques semaines destiné à l’équipe du service du logement. Le service achats s’est ainsi aidé de ce programme pour mettre en place un certain nombre de sessions de formation et encourager l’utilisation de Solution Sourcing® au sein du service du logement. Des consultants Corcentric ont également participé à quelques sessions, en personne et virtuellement.

Au cours de ces sessions, le service achats a réalisé qu’une meilleure compréhension de la Solution Sourcing de Corcentric pouvait non seulement profiter au service du logement, mais aussi à la communauté tout entière. En outre, cette approche allait également lui permettre de mieux contrôler l’intégralité du processus de sourcing.

Avant de travailler pour l’université de Pennsylvanie, j’avais déjà utilisé un certain nombre de plateformes de sourcing réputées. La solution Sourcing de Corcentric est l’outil d’eSourcing le plus convivial et le plus adapté à mes besoins concurrentiels. »

—Brent A. Friedman
Responsable du sourcing stratégique, Ressources informatiques, Université de Pennsylvanie

Gains de temps et d’argent
En impliquant le service du logement et les autres départements de l’établissement plus tôt au cours du processus d’élaboration des RFP, le service achats a pu gagner du temps et réduire les ressources chargées du transfert manuel des documents dans la Solution Sourcing.

En outre, cette approche a permis à l’université de Pennsylvanie d’identifier des opportunités d’économie dans le cadre d’un service instauré de longue date, le tout s’élevant à 70 000 dollars par an, soit 25 % de la valeur des contrats du service du logement.

Le service achats peut à présent consacrer plus de temps à l’examen stratégique des RFP. Cette approche a permis à l’équipe du service achats et à ses clients internes de tirer les avantages suivants, entre autres choses:

• Rationalisation du processus d’édition ;
• Amélioration des efficacités opérationnelles ;
• Augmentation des opportunités d’économie ;
• Augmentation du taux d’adoption et du ROI associés à la Solution Sourcing de Corcentric dans chaque département.

En fait, le nombre de RFP publiés suite à cette initiative a augmenté de 30 %. Cette approche a également eu pour effet de créer un environnement plus concurrentiel pour les fournisseurs et prestataires de services de l’université, ce qui a aidé l’établissement à réaliser encore plus d’économies et à améliorer la conformité dans le cadre de ses contrats. L’équipe achats s’est fixée pour nouvel objectif d’identifier les opportunités de collaboration grâce à l’utilisation conjointe de la Solution Sourcing de Corcentric.