USP : Centraliser les données contractuelles

Partout, les risques étaient présents, et le manque d’automatisation des contrats rendait difficile leur gestion. Il fallait absolument adopter une meilleure approche pour surveiller et gérer les contrats d’USP au niveau international.

Pour résoudre le problème des contrats, USP a ainsi passé l’année 2008 à évaluer ses processus de contrats dans l’optique de sélectionner un fournisseur. Au départ, l’organisation avait pour objectif de mettre en place une équipe informatique interne dans le but de développer un module de contrat, mais elle ne disposait pas du temps et des ressources nécessaires pour se consacrer à cette tâche.

En 2009, USP a donc décidé de faire appel à un prestataire externe, et a ainsi commencé ses recherches. Plusieurs fournisseurs du territoire nord-américain ont alors été évalués.
De nombreuses discussions internes avec l’équipe ont été mises en place pour définir les exigences. Après près de trois mois de discussions, les fournisseurs ont été invités à présenter leurs solutions. Une équipe d’évaluation interne a alors été constituée afin de passer en revue les démonstrations sur site.

Parce qu’il est toujours difficile d’imposer la nouveauté face aux habitudes de chacun, USP souhaitait acquérir une solution hautement conviviale et facilitant les processus de workflow et d’approbation. Suite à une évaluation minutieuse, USP a ainsi réalisé que la solution de gestion des contrats de Corcentric était dotée d’une interface ultra conviviale et qu’elle offrait les fonctionnalités qu’elle recherchait.

Dès le début du projet, Corcentric a envoyé un responsable de déploiement sur le terrain afin d’aider l’organisation. L’équipe USP, dirigée par Julie Zhao, gestionnaire principale des contrats au sein du service des affaires juridiques mondiales, l’a alors informé de ses exigences métier et processus d’approbation et de workflow. Puis elle l’a aidé à s’occuper des détails. La Solution de Gestion des Contrats de Corcentric a été mis en place en seulement trois mois.

La première année, la Solution de Gestion des Contrats de Corcentric était uniquement utilisé par le siège d’USP, dans le cadre des nouveaux contrats. Puis, l’équipe a téléchargé les données contractuelles depuis des feuilles de calcul. Au bout d’un an, l’outil a finalement été déployé en Inde et en Chine, où des équipes locales ont été chargées d’enregistrer les contrats. Un service d’assistance juridique a même été mis en place sur chaque site.
Comme l’explique Julie Zhao, qui a assisté au déploiement de la Solution de Gestion des Contrats du début jusqu’à la fin, « La base de données de contrats centralisée est le meilleur atout d’USP. Nous pouvons à présent accéder au système depuis n’importe quel site géographique, ajouter des compléments et des modifications et même utiliser des documents originaux pour établir de nouveaux documents. Nous essayons actuellement de créer une base de données pour chaque service. »

USP a également établi des politiques de conformité, imposant notamment l’enregistrement des contrats dans le système. Des réunions relatives au contrôle de la qualité ont été mises en place avec chaque service afin d’appliquer les politiques. Certains services sont particulièrement vigilants et respectent les règles. Les conséquences sont lourdes lorsque les politiques ne sont pas appliquées.

Environ 1 000 contrats sont enregistrés chaque année, un nombre en constante évolution si l’on prend en compte les sites internationaux. Les fonctionnalités clés sont: la création des contrats et des modèles, les approbations, les alertes automatiques, le reporting ou encore l’utilisation de documents tiers.

Actuellement, chaque service fonctionnel d’USP utilise la solution Corcentric pour gérer ses contrats. Cela représente un large groupe sur le plan international, constitué notamment des services informatiques, des installations et de l’administration, des ventes, marketing, scientifique et des subventions gouvernementales. En outre, tous ces services gèrent activement plusieurs types de contrats, tels que des contrats de communication d’entreprise, de formation, de vente, d’audit d’assurance qualité ou encore des accords de confidentialité.

Ces dernières années, Corcentric a pris une part active à la recherche de nouvelles approches capables de répondre aux besoins d’USP en matière de gestion des contrats, des exigences établies au niveau des services à celles plus générales de l’entreprise. La prochaine étape pour USP consiste à étendre l’utilisation de la solution via l’intégration du processus d’approbation eSignature à la Corcentric Platform.