Les étapes clefs pour bien choisir son SI Achats

Corcentric

Bien choisir son SI Achats relève souvent du parcours du combattant et bien que ce type de logiciel ne soit pas nouveau sur le marché, l’implémentation d’un SI achats reste une nouveauté pour beaucoup d’entre nous. Qu’il s’agisse d’une première implémentation ou que vous ajoutiez de nouvelles fonctionnalités à une plateforme existante (p. ex. gestion des contrats, gestion des informations fournisseurs), identifier les différents ROI possibles aidera à convaincre les décisionnaires et à améliorer le processus de sélection. Défendre votre point de vue peut faire toute la différence et vous permettre d’obtenir le feu vert pour poursuivre le processus.

J’entends systématiquement les mêmes questions sur la sélection d’un SI achats: Par où commencer ? Qu’est-ce qui doit être inclus dans mon analyse ? Si vous ne répondez pas à ces questions au cours du processus de sélection, vous risquez de choisir le mauvais SI Achats.

Dans cet article, je vous partage mes conseils pour bien choisir votre SI Achats via l’élaboration d’une analyse de rentabilité, la sélection et la mise en œuvre de celui-ci et, enfin, je démontrerai l’utilité d’engager de tels investissements. Tous les besoins ne sont pas les mêmes, je commencerai donc par me concentrer sur l’achat d’une nouvelle solution dans le cas où votre entreprise ne serait pas encore outillée, en décrivant les opportunités à saisir et les pièges à éviter. Dans la deuxième partie, je traiterai des «mises à niveau» ; autrement dit, des situations où votre organisation nécessite une technologie plus avancée que celle déjà en place.

Vous n’êtes pas encore équipé : Les 3 « D » pour bien choisir son SI Achats

1. Définir

Commençons par étudier le statu quo, en nous concentrant sur les personnes (achats, utilisateurs occasionnels, parties prenantes internes, équipe informatique, fournisseurs) et les processus achats et finance, pour déterminer pourquoi l’entreprise a besoin de s’outiller. N’oubliez pas d’ajouter dans votre analyse de l’existant, les risques potentiels (cybersécurité, risques liés à votre métier/secteur d’activité, etc.) et, surtout, le coût estimé du projet à court et long terme (logiciel, des ressources allouées au projet, abonnement, implémentation, etc.). A noter : Vous n’avez pas encore choisi la solution à mettre en œuvre en interne, le coût estimé n’a donc pas à être un chiffre fixe. Fixez plutôt une fourchette présentant les critères requis, en fonction de vos recherches, et arrêtez-vous sur quelques SI Achats possibles.

L’essentiel est de bien vous informer ! Préparez-vous à répondre aux questions et montrez votre volonté de prendre les choses en main si aucune ressource de l’entreprise ne vous a été attribuée dans un premier temps.

Concentrez-vous systématiquement sur le besoin métier auquel la nouvelle technologie répondra. Pointez du doigt un problème qui ne peut pas être résolu sans une technologie spécifique et pensez aux tâches transactionnelles ou administratives effectuées qui pourraient être automatisées car sans grande valeur ajoutée. Recueillez des témoignages justifiant du besoin, et consignez toute tentative de résolution du problème. Cela montrera que vous ne recherchez pas une technologie provisoire pour un problème qui pourrait être résolu avec la mise en place de politiques ou solutions alternatives.

2. Discuter avec votre présélection d’éditeurs de SI Achats

Tandis que vous vous préparez pour la réunion d’approbation, ne faites pas comme si vous connaissiez déjà les réponses aux questions. La mission première des équipes dirigeantes est de prendre des décisions ; fournissez-leur les informations et fonctionnalités dont elles ont besoin pour être efficaces, mais ne les dépossédez pas de leur rôle décisionnel.
Décrivez ce que vous considérez comme les objectifs, les priorités et les exigences liées à la gestion du changement. Ensuite, vous pouvez demander à votre équipe dirigeante de compléter/peaufiner le projet selon son point de vue ou de valider le projet.

Attention : usez de prudence lorsque vous demanderez l’approbation pour acheter une solution Achats. Tenez compte de la personnalité, des priorités et des intérêts de chaque acteur clef interne avant la présentation officielle de l’analyse de rentabilité. Le cas échéant, intégrez ces personnes au processus avant la prise de décision en leur demandant des informations ou commentaires.

Vous ne pouvez pas attester de l’adéquation ou de l’efficacité d’un SI Achats si vous ne l’avez pas vu en action. Commencez par une vue d’ensemble avant d’affiner vos besoins, et regardez de TRÈS nombreuses démonstrations avant d’établir une présélection. Soyez un participant actif lors des démonstrations, et non un spectateur passif.

Demandez-vous :

- Cela résout-il les principales problématiques de mon entreprise ?
- Puis-je imaginer la façon dont cela répondra à nos besoins uniques ?
- Que penseront l’ensemble des groupes d’utilisateurs de mon entreprise de l’outil ?
- L’interface utilisateur est importante, mais ce n’est qu’une partie de la solution. L’aspect fonctionnel déterminera la réussite et l’adoption de la technologie que vous sélectionnez. Après tout, un déploiement réussi est vain si tous les groupes d’utilisateurs ne se servent pas du SI Achats.

Gardez à l’esprit que vous ne sélectionnez pas une technologie temporaire. Votre équipe prévoit-elle de se développer, en termes d’effectifs ou d’approche? L’organisation va-t-elle croître, se développer sur de nouveaux sites en France ou à l’étranger ? La solution choisie est-elle suffisamment flexible et évolutive pour suivre votre rythme ? Pour bien choisir son SI Achats il faut donc tenir compte des évolutions futures de la société et de ses équipes.

3. Délivrer

Une fois le processus de sélection et la mise en œuvre lancés, il est essentiel de fournir les résultats escomptés ET de dire à toutes les parties concernées que vous l’avez fait. Toutes les personnes qui ont joué un rôle (même secondaire) dans le processus doivent être tenues informées. La communication doit se concentrer sur les besoins métiers de l’entreprise, plutôt que les détails techniques. Souvent, les Achats ont tendance à se concentrer sur le travail en cours, et nous en oublions de communiquer régulièrement. Vous devez impérativement vous assurer que l’équipe dirigeante dispose des informations justifiant du bien-fondé de l’achat d’une solution.

Les questions post-mise en œuvre les plus épineuses auxquelles les Achats doivent répondre concernent le ROI. Réfléchissez aux raisons fournies en premier lieu pour justifier la demande de technologie (obstacles au processus ou inefficacités transactionnelles) et considérez les améliorations comme un retour sur investissement.
Si l’on a demandé à votre équipe Achats d’apporter davantage de valeur ajoutée, le ROI doit le refléter. Identifiez ce que vous pouvez faire maintenant et qui n’était pas possible auparavant, ou la nouvelle source d’information/d’audit désormais disponible pour l’entreprise du fait de l’automatisation centralisée.

Bien que l’équipe dirigeante soit la partie prenante clé tout au long du processus de sélection et d’approbation, les Achats doivent se concentrer sur le reste de l’organisation à la suite de la mise en œuvre. Obtenir l’approbation est une chose, garantir l’adoption en est une autre. Les Achats doivent fournir la même énergie lors du lancement du projet.

Voici quelques conseils pour vous assurer que votre mise en œuvre bénéficie à l’intégralité de l’organisation :

Communiquer ne constitue qu’un seul des composants du processus. Pour accroître le niveau d’adoption, considérez chaque utilisateur de l’organisation comme un élément clé, et fournissez un rapport de progression.
Aussi efficace que puisse être un message, il ne compensera jamais un manque d’harmonisation. Si vous attendez le déploiement pour évaluer l’adéquation de la technologie avec les processus existants, il sera trop tard. La capacité de la technologie à s’adapter au fonctionnement de votre entreprise doit être prise en compte lors du processus de sélection ; vous ne devez pas y songer après coup.
Ceci étant dit, il est important de bien réfléchir à la façon dont fonctionne l’organisation, car plusieurs services peuvent être impliqués dans le processus. Si la technologie offre l’opportunité de l’améliorer, adressez-vous aux initiateurs de ces processus et obtenez leur adhésion.
Même les plans les mieux conçus ne peuvent pas permettre d’anticiper toutes les situations. La mise en œuvre constituera le premier test de flexibilité de votre technologie, qui sera à nouveau mise à l’épreuve par la suite. La réussite à long terme de la solution sera étroitement liée à son étendue et son agilité. Et l’on peut espérer que le choix de la solution sera motivé par l’élaboration de l’analyse de rentabilité et la description des exigences effectuées en amont.

Vous êtes déjà équipé : Les 4 « B » pour changer son SI Achats

Si vous avez déjà investi dans une solution par le passé, votre organisation s’est peut-être développée ou diversifiée et cette solution n’est peut-être plus adaptée. De plus, la technologie s’améliore constamment notamment avec l’arrivée de l’IA. Il est possible que vous en soyez au stade où une mise à niveau s’impose.

1. Bilan

Avant de décider de changer votre SI Achats, il est essentiel de réaliser un bilan approfondi de votre système actuel. Cela vous permettra de comprendre ce qui fonctionne bien, ce qui ne fonctionne pas, s’il est possible de travailler avec votre éditeur sur les points bloquants ou bien vaut-il mieux changer de système.

Évaluation des performances actuelles : Analysez les performances de votre système actuel en termes de fiabilité, d’efficacité, et de satisfaction des utilisateurs. Identifiez les points faibles et les problèmes récurrents.
Analyse des coûts : Comparez les coûts associés à la maintenance et à l’exploitation de votre SI Achats actuel avec les bénéfices qu’il apporte. Cela inclut les coûts directs (licences, maintenance, support technique) et les coûts indirects (temps perdu à cause des inefficacités, coûts de correction des erreurs).
Retour d’expérience des utilisateurs : Recueillez des témoignages des utilisateurs internes pour comprendre leurs expériences avec le système actuel. Leurs retours peuvent révéler des problèmes que les analyses quantitatives n’ont pas identifiés.
Impact sur les processus métiers : Examinez comment le système actuel influence vos processus métiers. Identifiez les goulots d’étranglement et les inefficacités qu’il pourrait causer.

2. Besoins (existants et nouveaux) et budget

Une fois le bilan effectué, il est temps de définir vos nouveaux besoins et de préparer un budget réaliste pour le nouveau système.

Identification des besoins déjà bien couverts par la solution actuelle : afin de ne pas les oublier dans votre cahier des charges ! En effet, votre organisation et vos équipes utilisent déjà un outil qui répond à certains besoins. Cette connaissance des besoins et leur transposition dans un outil sont un plus qui vous permettront de mieux challenger les nouveaux éditeurs consultés afin de savoir si leur solution répond oui ou non à ces besoins de bases.
Identification des nouveaux besoins : Déterminez les fonctionnalités non couvertes dans votre solution actuelle et dont votre entreprise aurait besoin dans le nouveau SI Achats. Cela peut inclure des fonctionnalités de reporting avancées, des intégrations avec d’autres systèmes, des fonctionnalités spécifiques à votre secteur ou bien des nouvelles technologies telles que l’IA.
Priorisation des besoins : Classez les besoins identifiés par ordre de priorité. Assurez-vous que le nouveau système répondra d’abord aux besoins critiques avant de considérer les fonctionnalités supplémentaires.
Estimation des coûts de transition : Établissez un budget prévisionnel pour le changement de système, incluant l’achat du nouveau logiciel, les frais de formation, les coûts d’intégration et les éventuelles dépenses liées à la période de transition.
Préparation du business case : Comparez le coût de conserver votre outil actuel vs. le coût de changer. Développez un business case solide pour justifier l’investissement dans le nouveau système. Mettez en avant les gains d’efficacité, les économies potentielles et le retour sur investissement attendu.

3. Benchmark

En ayant priorisé vos besoins et défini le coût maximum pour lequel il est préférable de changer d’outil, la sélection d’une shortliste de solutions sera plus facile :

Identifiez des sources variées pour définir une première liste telles que des études de marché, des recommandations de pairs, et des consultations d’experts.
Évaluez les fonctionnalités, la convivialité, la flexibilité, les coûts, et le support client de chaque solution. Assurez-vous que chacune d’entre elles peut répondre à vos besoins prioritaires.
Organisez des démonstrations et des essais pilotes des solutions présélectionnées. Impliquez les utilisateurs clés dans ces tests pour recueillir leurs avis et assurer une adoption ultérieure plus facile.
Demandez des références aux fournisseurs et examinez des études de cas pour comprendre comment les solutions ont été implémentées et performées dans des entreprises similaires à la vôtre.

4. Bonification

Une fois votre choix fait, le plus gros du travail reste à faire. Basculer de l’ancien système vers le nouveau de la manière la plus fluide possible en termes de process, de formation, de conduite du changement, etc. La bonification est le processus d’amélioration continue et d’optimisation du nouveau SI Achats après sa mise en œuvre.

Mettez en place une véritable équipe en charge de cette transition : Il est crucial de ne pas minimiser cette étape. Chaque processus de l’ancien système doit avoir son équivalent revisité dans le nouveau de manière bien documentée. Vos utilisateurs ont l’habitude de l’ancien système, il va leur falloir un temps d’adaptation au nouveau et cela passe par une vraie conduite du changement (formations, accompagnements, aides en lignes, etc.)
Définissez des indicateurs de performance clés (KPI) pour suivre l’efficacité du nouveau système. Comparez ces KPI aux objectifs fixés lors de l’élaboration du business case.
Recueillez régulièrement les avis des utilisateurs sur le nouveau système. Utilisez ce feedback pour identifier les domaines nécessitant des améliorations ou des ajustements.
Organisez des sessions de formation continue pour les utilisateurs afin de maximiser l’utilisation des nouvelles fonctionnalités.
Réalisez des évaluations périodiques pour vérifier si le nouveau système continue de répondre aux besoins de l’entreprise. Soyez prêt à ajuster les configurations et à investir dans des modules complémentaires si nécessaire.

En suivant ces quatre étapes, vous pourrez non seulement sélectionner le meilleur SI Achats pour votre entreprise, mais aussi garantir sa mise en œuvre réussie et son optimisation continue pour répondre aux besoins évolutifs de votre organisation.

Que vous soyez ou non déjà équipé d’un SI Achats, Corcentric propose une solution ultra flexible qui s’adapte réellement aux processus métiers de votre entreprise et non l’inverse. Notre solution s’adapte s’adapte à la complexité et l’évolutivité de votre organisation. De part leur expérience, nos experts Corcentric peuvent répondre à toutes vos questions et échanger avec vous sur les spécificités de votre projet. Contactez-nous

Certains de nos clients n’avaient pas d’outil et se sont équipés
D’autres ont changé d’outils, tels que Monoprix qui est passé de SAP Ariba à Corcentric