Collaboration Achats Finance : pourquoi et comment ?
Traditionnellement, les différents départements d’une entreprise sont structurés autour de leurs propres fonctions, objectifs et opérations. C’est souvent le cas pour les départements Achats et Finance, malgré le fait que les relations entre les deux soient si étroitement imbriquées.
Dans la plupart des organisations, les deux sont des départements distincts et chaque fonction à son propre rôle. Cependant, leurs processus se recoupent en de nombreux points et pour améliorer la performance achats et financière et obtenir les meilleurs résultats pour le business, il est impératif que les équipes Achats et Finance travaillent ensemble en harmonie.
Les différences entre Achats et Finance
Pour que les équipes Finance et Achats travaillent bien ensemble, il est primordial qu’elles aient une compréhension claire de ce dont chaque équipe est responsable.
L’un des objectifs de l’équipe Achats est d’optimiser les dépenses, et c’est l’équipe Finance qui définit les limites de dépenses des Achats. La Finance est également responsable du paiement de tout ce que l’équipe Achats commande et reçoit. À son tour, les Achats doivent s’assurer que les articles qu’ils ont commandé sont ceux qui ont été reçu et qu’ils correspondent à ceux que la Finance a payé. L’équipe Finance est chargée de fournir des rapports sur la gestion des dépenses, le chiffre d’affaires et d’autres informations concernant la santé financière globale de l’entreprise. Ces rapports peuvent être utilisés par les Achats pour guider leurs opérations quotidiennes et leur prise de décision.
Avec autant d’acteurs différents impliqués, autant de processus différents à l’œuvre simultanément et une multitude de données importantes créées, partagées et gérées, il n’est pas surprenant que la collaboration entre les Achats et la Finance puisse devenir complexe.
Comprendre pourquoi les Achats et la Finance doivent mieux collaborer
À certains égards, le financement de la chaîne d’approvisionnement (appelé aussi Supply Chain Finance) peut être considéré comme le cœur de toute entreprise… Sans lui, les entreprises n’auraient pas assez de liquidités pour continuer à fonctionner. Lorsque la Supply Chain Finance fonctionne bien, les entreprises disposent de suffisamment d’argent pour tout payer, des fournitures aux bureaux en passant par les salaires des employés. Cette chaîne ne repose pas uniquement sur des opérations de dépenses classiques; elle repose également sur une bonne gestion de la relation fournisseur et des choix d’approvisionnement valides. Ainsi, pour que la Supply Chain Finance veille à la prospérité des entreprises, la Finance et les Achats doivent travailler main dans la main. Alors, comment les entreprises peuvent-elles y arriver ? Explorons.
Permettre une meilleure collaboration entre la Finance et les Achats
A quel moment les Achats et la Finance doivent-ils travailler ensemble ? Pour planifier les budgets, créer des prévisions, et effectuer des rapports et des analyses financières.
La Finance est responsable de l’établissement des budgets et de la création des rapports sur les dépenses et les revenus.
La fonction Achats est responsables du respect de ces budgets et doit s’assurer que les articles achetés ont été reçus et payés par la Finance.
Les deux doivent s’aligner sur les KPI pour tirer le meilleur parti de leur collaboration. Un aspect important de cette transition implique une transformation de la compréhension, par exemple, en aidant les deux parties à comprendre les priorités et les KPI de l’autre. Un autre implique l’introduction de technologies et de pratiques qui automatisent et intègrent les processus des équipes.
Voici des domaines spécifiques sur lesquels se concentrer :
S’aligner sur les indicateurs de performance
Les équipes Finance et Achats doivent comprendre les objectifs de chacun et le raisonnement qui les sous-tend. Les membres de l’équipe Achats doivent être capables d’identifier et de comprendre le retour sur investissement de leurs choix et actions et ce qui guide les décisions de la Finance. L’équipe Achats peut ensuite démontrer l’impact positif qu’elle a obtenu, par exemple grâce à des réductions de coûts ou à l’évitement des coûts, ce qui soutient les KPI de la finance.
Clarifier qui est responsable de quoi
Une collaboration harmonieuse entre les deux équipes nécessite que les deux parties comprennent qui est responsable de quoi.
Soyez conscient et empathique envers la position de l’autre
Toutes deux impliquées dans la gestion des dépenses, il s’agit d’un sujet complexe que chaque équipe aborde sous des angles différents.
La Finance voit souvent la gestion des dépenses sous l’angle de la comptabilité fournisseurs, en se concentrant sur le budget, la tenue des dossiers et le traitement des factures. Pendant ce temps, la fonction Achats se concentre davantage sur le suivi des fournisseurs référencés, la négociation de meilleurs contrats et le maintien des relations avec les fournisseurs.
Pour une collaboration plus efficace, les équipes Finance et Achats doivent comprendre comment les autres perçoivent les problématiques liées aux dépenses. Cela leur permettra de maintenir leurs objectifs et leurs activités alignés. Par exemple, une compréhension du point de vue de la direction financière permettra aux Achats de travailler sur des contrats fournisseurs qui offrent les meilleures conditions financières en termes de coût mais aussi des conditions de paiement flexibles. À son tour, les Achats peuvent aider la Finance à comprendre la valeur qu’apporte des relations fournisseurs saines et durables en permettant de réduire les retards de paiement, le risque de fraude et le risque de rupture de la chaîne d’approvisionnement.
Alignez-vous sur une définition des économies
Il est intéressant de noter que les Achats et la Finance n’ont pas la même définition du terme « économies ». Pour les Achats, ce terme désigne généralement une baisse de prix. Pour la Finance, il s’agit de dépenses inférieures à celles de l’année passée. À la lumière de ces différences, les équipes Achats et Finance doivent s’aligner sur la terminologie afin d’établir des reportings communs sur le sujet des économies réalisées.
Fixez-vous ensemble des objectifs financiers
Pour que les objectifs financiers soient définis de la manière la plus éclairée et la plus réaliste possible, l’équipe Achats doit être impliquée dans la définition de ces objectifs. Sinon, la Finance peut passer à côté d’éléments importants pouvant avoir un impact sur la réalisation de ces objectifs. Par exemple, la Finance peut n’avoir aucune idée de l’ampleur des fluctuations des prix de certaines choses, ce qui peut les amener à imposer des limites irréalistes aux dépenses.
Parler des considérations de paiement
Les points de vue concernant les paiements ne correspondent pas toujours, et il est important que chaque équipe en soit consciente. En ce qui concerne les conditions de paiement des fournisseurs en particulier, ces différences peuvent mettre à rude épreuve la gestion des fournisseurs et même amener les fournisseurs à refuser de travailler avec l’entreprise, ce qui complique les questions d’approvisionnement.
La Finance pourrait retarder le paiement des fournisseurs au-delà des 60 jours règlementaires pour faciliter la gestion des flux de trésorerie. Mais ces retards de paiement peuvent pénaliser les fournisseurs qui ont leurs propres considérations de flux de trésorerie. Qui plus est, ces retards rendent également plus difficile le maintien de bonnes relations avec les fournisseurs. En effet, les fournisseurs pourraient même augmenter leurs prix pour appliquer des pénalités pour retard de paiement.
Une collaboration efficace entre Finance et Achats amènera les fournisseurs à vouloir travailler avec l’entreprise et permettra de résoudre rapidement les litiges avec ces derniers.
Adoptez des solutions de digitalisation structurantes
La collaboration entre la finance et les achats peut devenir beaucoup plus fluide et efficace lorsque les équipes sont équipées de solutions qui automatisent les flux et centralisent les données.
La mise en place d’une solution gestion des dépenses appelée aussi Source-to-Pay, des fournisseurs et des contrats permettent aux Achats et la Finance:
- Améliorer la conformité des contrats
- Renforcer le contrôle des dépenses
- Réduire les risques fournisseurs
- Permettre à tous les acteurs de la chaîne de valeur de jouer un rôle actif dans les processus au fur et à mesure qu’ils se déroulent, un type de collaboration qui minimise les erreurs et les retards.
- Améliorer la visibilité sur tout, du statut des flux d’approbation spécifiques aux budgets en temps réel et au-delà.
La Finance peut s’assurer facilement d’avoir reçu les remises pour paiement anticipé. Dans le même temps, l’équipe Achats peut facilement identifier les fournisseurs les mieux positionnés capables d’offrir le meilleur prix et/ou la meilleure valeur.
Une approche cloisonnée des opérations Achats et Finance, dans laquelle les équipes travaillent côte à côte et non de manière intégrée, est un obstacle sérieux à l’efficacité des opérations. En effet, une collaboration réussie entre la Finance et les Achats peut faire la différence en termes de compétitivité sur le marché.
En veillant à ce que les deux parties comprennent les valeurs et les motivations de l’autre, et en adoptant des solutions digitales pour automatiser et intégrer intelligemment leurs opérations, les entreprises peuvent obtenir de meilleurs résultats tout en facilitant la vie de leurs employés.
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