D’une fonction Achats opérationnelle à stratégique: « Best in Class » (deuxième partie)

Corcentric

Le premier article s’est ouvert sur une conversation concernant le rôle en perpétuelle évolution des Achats dans les organisations d’aujourd’hui. Nous avons ensuite discuté des principales caractéristiques et différences des fonctions Achats opérationnelle vs. stratégique pour vous aider à identifier à quelle stade de maturité vous en êtes.

Maintenant que vous savez si votre département Achats est plutôt opérationnel ou stratégique, vers quoi pouvez-vous réalistement prétendre au sein de votre organisation?

Votre parcours de transformation doit être adapté aux objectifs, à la mission et au secteur d’activité de votre entreprise. Il est impératif de comprendre que « best in class » ne signifiera pas la même chose pour toutes les organisations. Découvrons à quoi peut ressembler une fonction Achats « best in class » avant de décider quelle feuille de route adopter pour votre département Achats.

Vers une fonction Achats « Best in class »

Une fonction Achats « best in class » dispose de talents, de processus, de solutions digitales et d’indicateurs et rapports optimisés, en accord avec les objectifs, le plan stratégique et les activités de l’entreprise.

Une fonction Achats « best in class » est perçue comme un conseiller de confiance et sert de moteur à l’ensemble des parties prenantes. Les Achats sont considérés comme un véritable partenaire plutôt que comme un adversaire.

Des talents

Les fonctions Achats « best in class » disposent d’un personnel bien formé, flexible et doté d’une vision stratégique à long terme pour les Achats. Celles qui réussissent ont des employés capables de comprendre le marché et la nature de l’activité dans laquelle ils se trouvent. Les professionnels des Achats particulièrement convoités maîtrisent l’art de former de véritables partenariats avec clients internes et les fournisseurs sur le marché, ainsi que les compétences requises à l’ère du digital. Si un département Achats a les bonnes personnes aux bons postes, corrige leurs points faibles en les formant, définit les rôles/responsabilités, segmente les rôles tactiques et stratégiques, et alloue les ressources efficacement, alors il répond aux critères « best in class » s’agissant du ressources.

Des processus

Du point de vue des processus, il est possible d’atteindre le niveau « best in class » lorsque tous vos principaux processus achats (source-to-contract/sourcing stratégique, procure-to-pay, gestion des catégories, gestion des contrats, gestion des fournisseurs, gestion des dépenses, etc.), sont inclusifs mais suffisamment souples pour répondre aux besoins de votre entreprise. Il est important de souligner ici que toutes les entreprises n’ont pas besoin des processus susmentionnés. Tous les processus doivent être documentés, reproductibles, rationalisés et partagés dans toute l’entreprise. Tout processus nouveau ou mis à jour doit être communiqué à l’ensemble de votre organisation, appliqué par toute la hiérarchie, à commencer par la direction, et stocké dans un référentiel partagé. Il est essentiel que la mise en œuvre de nouveaux processus/nouvelles procédures soit prise au sérieux et fasse l’objet d’un suivi attentif pour en garantir le succès. Des processus efficaces:

présenteront un bon équilibre entre agilité et contrôle;
s’adapteront facilement aux changements organisationnels et
réduiront les risques.

Des solutions digitales pour une fonction Achats « Best in Class »

C’est dans le domaine de la technologie que l’objectif « best in class » peut se révéler délicat. Les besoins digitaux de chaque organisation étant extrêmement différents, il est difficile de définir ce que cela représente. Toutes les entreprises n’ont pas besoin d’une solution P2P ou sourcing à la pointe de la technologie. Votre entreprise n’a peut-être pas besoin de s’équiper d’une solution d’analyse des dépenses ou d’un système d’évaluation des risques. Cependant, nous sommes en 2021, votre paysage technologique doit vous permettre de répondre à vos objectifs commerciaux et réellement mettre en œuvre vos processus.

Avant de choisir une solution plutôt qu’une autre, je vous encourage vivement à vous asseoir avec vos équipes IT, Achats, Finance et Juridiques pour faire l’état des lieux de vos outils actuels, identifier les lacunes et évaluer concrètement vos besoins et objectifs. De nombreuses entreprises vont vouloir d’emblée une suite complète alors qu’une solution au périmètre plus restreint aurait suffi pour compléter ce qu’elles ont déjà. Je peux vous assurer qu’avec un argumentaire bien étayé concernant ce que vous voulez, combien cela va coûter et quel va être le ROI, votre équipe de direction sera facile à convaincre. En définitive, la technologie recherchée doit automatiser vos processus et favoriser un comportement professionnel adéquat, tout en offrant une précision et une rapidité maximales.

Nos experts sont à votre disposition pour vous accompagner dans cette transformation. N’hésitez pas à les contacter !

Des indicateurs et des rapports

Une fonction Achats « best in class » a des KPIs pour comprendre ce qui est mesuré, comment le mesurer et comment utiliser systématiquement la même méthodologie à travers toute la direction. Lorsque ce pilier est optimisé, des rapports/tableaux de bord/visuels sont généralement configurés et partagés avec l’équipe de direction et dans toute l’entreprise pour traiter les inquiétudes et atténuer les risques de manière proactive plutôt que de régler les problèmes rétroactivement.

Une organisation « best in class » s’appuie fréquemment sur des évaluations fournisseurs et des enquêtes auprès des clients internes, et rend compte d’indicateurs comme les économies, les coûts évités, les dépenses gérées, l’efficacité, la conformité et les performances. Le plus important pour passer d’un niveau satisfaisant à un niveau « best in class” réside dans l’application de ces indicateurs et l’utilisation de ces rapports. À quoi sert un rapport si vous n’en faites rien ? Les organisations « best in class » sont celles qui utilisent les données pour prendre des décisions stratégiques.

Bien que les attentes semblent parfois trop élevées ou le chemin à parcourir trop ardu, les directions Achats ne doivent pas avoir peur de s’améliorer. Les solutions dépendent fortement du point de départ ou de la maturité actuelle de la fonction Achats, c’est à chaque équipe de trouver sur quels axes d’amélioration travailler et reconnaître « l’art du possible ».