Flux et process P2P (purchase to pay) levier pour la sensibilisation et la responsabilisation des directions métiers sur la maîtrise de leur budget…

Réduction des coûts, maîtrise des frais généraux, respect des engagements budgétaires… Si ces thèmes sont à l’ordre du jour dans de nombreuses organisations, rares sont celles disposant véritablement des processus et des solutions permettant d’atteindre ces objectifs.

Maîtrise des frais généraux : de l’incantation au résultat

Dans un contexte économique difficile, la réduction des frais généraux et la maîtrise des dépenses sont des enjeux importants pour accroître la compétitivité des organisations et préserver leurs marges. Si l’annonce des objectifs de réduction ou de maîtrise des dépenses en début d’exercice est une étape nécessaire, elle est loin d’être suffisante à la réalisation effective des économies recherchées.

Parmi l’ensemble des facteurs nécessaires pour qu’une organisation atteigne son objectif de maîtrise budgétaire, deux joueront un rôle prépondérant :

• • La responsabilisation des directions opérationnelles sur la maîtrise de leur budget, et notamment de son volet dépense, permettant le recentrage des directions supports sur les tâches nécessitant leur expertise.
  • La capacité à réaliser un véritable contrôle budgétaire des engagements dès l’apparition du besoin et la saisie d’une demande d’achat par exemple.

La responsabilisation des directions opérationnelles sur leurs engagements et leur pilotage budgétaire est une condition essentielle à l’atteinte d’un objectif de maîtrise des dépenses.

La centralisation du contrôle budgétaire de l’ensemble des commandes par un département de Contrôle de gestion ou Achats peut parfois provoquer des frictions et des conflits avec les départements opérationnels. Cette approche entraîne également un flux de communications important et des allers-retours fréquents entre les opérationnels et les contrôleurs de gestion.

L’option de permettre aux donneurs d’ordre de maintenir leur responsabilité sur leurs commandes, tout en leur fournissant les informations nécessaires pour le contrôle managérial et budgétaire, peut contribuer de manière significative à l’atteinte des objectifs. Le département de Contrôle de gestion peut toujours intervenir dans le processus en cas de dépassement de certains seuils, tels que le montant unitaire de commande pour une catégorie d’achats ou l’atteinte d’un pourcentage du budget engagé. Ils peuvent également se concentrer sur la supervision globale des engagements.

En libérant les acheteurs des tâches liées à la gestion et au contrôle des demandes d’achat, ces derniers ont l’opportunité de recentrer leurs activités sur des missions à forte valeur ajoutée pour les départements opérationnels. Cela englobe la gestion d’appels d’offres complexes, les négociations avec les fournisseurs, l’analyse des besoins non couverts dans les catégories d’achats, la certification de fournisseurs, et bien d’autres missions cruciales.

En fonction du niveau de préparation de l’organisation et des donneurs d’ordre en ce qui concerne le processus Procure-to-Pay (P2P), un effort d’accompagnement et de gestion du changement peut se révéler nécessaire pour permettre aux opérationnels de prendre en main leurs dépenses. Une approche progressive peut être adoptée, en commençant par un premier périmètre de dépenses, qui sera étendu progressivement à mesure que les meilleures pratiques seront assimilées.

Le besoin d’une solution intégrée permettant le contrôle des engagements

Pour une gestion efficace des dépenses au sein des départements opérationnels, il est nécessaire de mettre en place un processus d’engagement s’appuyant sur une solution permettant le suivi et le contrôle budgétaire dès la saisie de la demande d’achat. Cette approche peut également s’inscrire dans une perspective de pré-engagement, particulièrement appréciée par les services financiers. Le processus s’étend jusqu’à la transformation de la demande en commande, en bon de réception et en réconciliation de facture. De cette manière, les responsables des départements disposent d’une vision unifiée de leur budget, de leurs engagements et de leurs dépenses réelles.

En concrétisant la révolution numérique, les progrès significatifs réalisés ces dernières années en termes d’ergonomie et de simplicité d’utilisation des solutions P2P permettent un déploiement rapide auprès de grandes populations, avec un taux d’adoption élevé par les utilisateurs.

Pour les demandeurs, ces solutions permettent de créer rapidement des demandes d’achat, de comparer les produits et leurs prix, et de s’assurer que leur demande est conforme aux politiques d’achat de l’entreprise. Les alertes visuelles, qui signalent par exemple des produits similaires à moindre coût ou des dépassements de seuils, incitent mécaniquement les demandeurs à adopter un comportement plus responsable et économe, ce que l’on pourrait qualifier de « culpabilité visuelle. »

Si les demandeurs sont également responsables de la réception, ils peuvent vérifier que la livraison correspond à leur demande, réduisant ainsi les risques de sur-facturation. En cas de litige, ils peuvent compter sur le soutien des services Achats ou de la comptabilité fournisseur.

Quant aux responsables chargés d’approuver les commandes, ils ont maintenant accès à l’ensemble des informations nécessaires pour l’approbation ou la révision d’une commande. Cela inclut la conformité avec la politique d’achat, l’impact sur le budget du département, ainsi que la visibilité sur la destination des biens et services commandés.

Du reporting à un véritable pilotage des engagements

La saisie de la commande directement par le demandeur, assisté par des référentiels de qualité et un pré-remplissage de certains segments, permet d’obtenir à la source une information de qualité avec des imputations analytiques correctes. L’accroissement de la qualité de l’information dès la demande a de nombreuses vertus :

• • Permettre un contrôle approprié en rattachant la demande au bon budget (projet, département, activité…)
  • Garantir la bonne intégration comptable des demandes d’achat mais aussi des commandes, réceptions et factures qui en découleront
  • Limiter les retraitements par la comptabilité fournisseur suite à des erreurs de saisie et assurer un rapprochement automatique entre la commande et la facture

Surtout, une information de qualité, mise à jour en temps réel, pourra être exploitée par les fonctionnalités de reporting intégrées à la solution de P2P pour fournir simplement les éléments de pilotage adaptés à chacun des acteurs du processus.

La production en temps réel de KPI ciblés (indicateurs de performance clés), permettra de piloter le budget, d’anticiper l’atterrissage, mais aussi de mesurer l’efficacité du processus et le respect des règles groupes.

Sur le long terme, des directions opérationnelles pleinement responsables de leur budget, disposant des informations et des processus nécessaires à leur pilotage, seront les plus à même de tenir les objectifs de maîtrise budgétaire qui leur auront été fixés.