L’impact de la gestion fournisseurs sur les dépenses

Dans un contexte où les réglementations et les exigences de conformité sont de plus en plus nombreuses, les entreprises soumettent leurs fournisseurs à des examens toujours plus approfondis. Toutefois, il est fréquent que la gestion des informations fournisseurs soit rendue presque impossible par leur incapacité à relier facilement ces données avec des solutions Procure-to-Pay (sans parler des contrats).

Ainsi, selon une étude de Levvel (PayStream Advisors), les relations avec les fournisseurs sont souvent tendues en raison de processus inadaptés, liés à un manque d’automatisation dans leur gestion. De fait, plus d’un tiers des participants considèrent les problèmes dus à une mauvaise gestion des données fournisseurs comme un défi majeur dans la gestion des relations avec ces derniers. Levvel montre également que moins de 25 % des entreprises ont intégré efficacement plus de 50 % de leurs fournisseurs à leurs SI Achats et Comptable.

Comme nous l’avons déjà vu sur le blog de Corcentric, la gestion des informations fournisseurs (SIM pour Supplier Information Management en anglais) est devenue un défi majeur pour les entreprises qui ne sont pas en mesure d’appréhender totalement l’impact de leurs fournisseurs sur leurs activités.

Qu’il s’agisse de référencer un nouveau fournisseur, d’essayer de comprendre la nature de votre relation commerciale ou simplement de régler la facture d’un fournisseur, ces relations peuvent comporter de nombreuses dynamiques. En voici quelques exemples :

Aller au-delà des profils fournisseurs basiques

Bien que la création d’un profil fournisseur puisse faire partie des bases de la gestion fournisseurs, de nombreuses entreprises gèrent encore ces données avec des feuilles de calcul ou des bases de données de référence fragmentées, et ne sont donc pas en mesure de créer des identifiants fournisseurs allant au-delà d’une adresse ou d’un contact.

Dans le contexte économique actuel, il est essentiel, pour une grande variété de parties prenantes et dans de nombreuses situations, de pouvoir associer une adresse postale et des conditions de paiement, une méthode privilégiée d’expédition des commandes et un lieu spécifique, ou encore un profil fournisseur et des coordonnées bancaires valides pour éviter la fraude sur les paiements.

Assurer le suivi des documents ayant une date d’expiration

Pour réduire son exposition aux risques, il est également crucial pour une entreprise de pouvoir accéder aux documents appropriés d’un fournisseur en lien avec leur relation, et de pouvoir les évaluer (cela vaut également pour les risques liés aux tiers découlant des fournisseurs de vos fournisseurs). Cela inclut notamment :

• • L’étude de documents liés à des informations fiscales, qui peuvent avoir une date d’expiration ou être examinés par des organismes de réglementation (Provigis, e-Attestations)
  • La vérification de la présence d’un certificat d’assurance valide
  • Ou encore la confirmation de l’existence de garanties (telles qu’un accord de confidentialité), avant l’exécution d’un contrat avec ce fournisseur.

Comprendre l’impact des dépenses

Bien que les exemples précédents puissent être gérés par un outil spécifique à la gestion des fournisseurs, la mise en relation du processus de gestion fournisseurs avec les processus de Sourcing en amont et de Procurement en aval pour toute la partie transactionnelle, devient un avantage concurrentiel lorsqu’il s’agit de comprendre à quel point la relation avec un fournisseur est importante pour l’entreprise.

Parmi les avantages de cette mise en relation, il est notamment possible de consulter rapidement les fournisseurs approuvés selon différents critères :

• • Fournisseurs représentant 80 % des dépenses
  • Nombre de bons de commande ou de factures associés à un fournisseur
  • Articles achetés auprès d’un fournisseur au cours des douze derniers mois

Promouvoir la flexibilité dans les processus achats

Enfin, lorsqu’il est nécessaire de faire appel immédiatement à un nouveau fournisseur, éventuellement dans une situation d’urgence, les entreprises peuvent gagner du temps, garantir leur conformité et réduire les risques en ayant des processus clairement définis dans lesquels les différentes parties prenantes peuvent être impliquées pour initier un processus.

Les équipes juridiques ont ainsi la possibilité de préparer les nouveaux contrats nécessaires avec le fournisseur (accord de confidentialité, accord de niveau de service, etc.) pendant qu’un utilisateur crée une demande d’achats pouvant être immédiatement « assignée » à ce fournisseur, afin qu’il puisse la satisfaire dès la fin du processus de référencement, de vérification et de signature des contrats. Cette flexibilité inhérente permet aussi de saisir plus facilement des opportunités en termes d’accès, de tarification et d’autres variables.

Quel est votre impact?

Le recueil de toutes ces informations fournisseurs et la mise en place de processus flexibles dans le contexte du P2P sont actuellement un sujet brûlant pour de nombreuses entreprises. Si vous souhaitez en apprendre davantage, demandez-nous une démonstration gratuite de notre logiciel de gestion des fournisseurs et des achats.