L’importance du Procure-to-Pay (P2P) pour les entreprises

Si vous dirigez une entreprise, qu’elle soit traditionnelle, digitale ou hybride, il est essentiel que vous compreniez le processus Procure-to-Pay et les systèmes d’information qui peuvent vous aider à le maîtriser.

De la date de commande d’un produit ou service jusqu’au paiement de la facture, vos équipes Achats et Finance doivent être en mesure de vérifier l’état de la transaction à tout moment.

Dans cet article, nous allons parler du processus Procure-to-Pay, de sa signification et des avantages de l’utilisation des solutions digitales.

Qu’est-ce que le Procure-to-Pay ?

À son niveau le plus littéral, il s’agit du processus par lequel une demande d’achats est faite, une commande est passée et, une fois la commande reçue, le paiement est effectué sur la base d’une facture du fournisseur.

Le terme Procure-to-Pay (ou P2P) désigne en réalité un système automatisé qui intègre les achats aux écritures comptables afin de rationaliser le processus, d’assurer l’exactitude des données et de gagner en efficacité en termes de coûts et de temps, comme le logiciel Procure-to-Pay de Corcentric.

Les 7 étapes du processus Procure-to-Pay

Les sept étapes ci-dessous constituent les étapes de base du processus P2P. Cependant, il convient de noter que toutes les entreprises n’utilisent pas des bons de commande pour chaque achat.

Pour nous, l’absence de bons de commande peut entraîner des pertes importantes lorsque cette pratique est généralisée dans l’ensemble d’une organisation. De plus, les entreprises qui n’ont pas mis en place un système digitalisé pour automatiser ce processus métier sont toujours sujettes à l’erreur humaine, qui accompagne souvent une dépendance au papier et au traitement manuel.

Ces organisations connaissent également des retards de paiement en raison de litiges et un manque total de visibilité sur l’état des factures en temps réel.

1. Demande d’achat – Une fois qu’un besoin pour un produit ou un service spécifique est identifié et approuvé par la direction (dans n’importe quel service de l’organisation), cette demande est transmise au service Achats. Cette demande est essentiellement le besoin qui lance le processus P2P.
2. Bon de commande – Les services Achats passent d’abord en revue la liste de fournisseurs approuvés et, sur la base des données de la demande, sélectionnent le meilleur fournisseur à cet effet. Le service Achats crée ensuite un bon de commande (Purchase Order, PO) dans le système qui est automatiquement transmis pour validation et envoyé au fournisseur. Ce processus est plus efficace avec les bons de commande électroniques.
3. Réception des biens/services - Après l’expédition des marchandises ou l’achèvement du service, le fournisseur envoie une facture au service d’écritures comptables. Une fois les biens reçus, le service Achats saisit les informations d’expédition dans le système.
4. Facturation électronique - Toutes les étapes jusqu’à présent ont été gérées par le service Achats ; c’est ici qu’intervient le service d’écritures comptables. Les factures sont envoyées par le fournisseur soit par voie électronique via le portail fournisseur qui fait partie de la solution P2P, soit par courrier, e-mail ou fax. Si le fournisseur n’utilise pas la facturation électronique, il passe par un processus de numérisation et de technologie de saisie en double aveugle où les données pertinentes sont extraites, standardisées et converties en factures électroniques.
5. Rapprochement des factures – La facture électronique est alors automatiquement comparée au bon de commande et à la réception des marchandises. Tant que tous les articles correspondent dans les seuils convenus, la facture est automatiquement transmise pour approbation. Ce processus est souvent appelé rapprochement à deux ou trois facteurs, et s’impose comme un élément important de tout système P2P.
6. Workflow de validation - Avec une solution P2P automatisée, les factures qui réussissent le rapprochement à deux ou trois facteurs sont directement transmises à l’ERP de l’organisation pour paiement. Une solution de workflow de validation de factures peut automatiser ce processus. Si les règles établies stipulent que les factures supérieures à un certain montant nécessitent des signatures supplémentaires, la solution transmettra automatiquement ces factures à ces personnes et les avertira qu’une signature est nécessaire. Ces factures seront ensuite automatiquement transférées dans le système ERP pour paiement.
7. Paiement – Les méthodes de paiement peuvent varier d’une entreprise à l’autre. Bien que nous pensions que les paiements électroniques comme les cartes de crédit virtuelles sont le moyen le plus efficace et le plus rentable de payer les fournisseurs, de nombreuses entreprises dépendent encore des chèques papier et des espèces. Une solution Procure-to-Pay doit offrir une fonctionnalité de paiement électronique ; cependant, l’entreprise peut toujours décider de ne pas utiliser cette méthode.

7 avantages clés du P2P

L’automatisation de vos processus Procure-to-Pay offre un large éventail d’avantages :

• Rationalisez vos processus Achats - Le logiciel Achats fournit une connectivité dans toute l’organisation afin que les demandes soient effectuées et approuvées plus rapidement, que les fournisseurs appropriés soient sélectionnés en fonction des données et que les bons de commande soient générés et envoyés aux fournisseurs… le tout par voie électronique, avec un suivi facile.
• Réduisez les coûts de traitement des factures jusqu’à 80 % – La dématérialisation réduit le temps ainsi que les coûts de traitement et permet aux collaborateurs de l’entreprise de se concentrer sur des initiatives plus stratégiques, plutôt que sur des tâches répétitives mieux accomplies par l’automatisation.
• Obtenez une visibilité complète – Une solution P2P offre une visibilité tout au long de la chaîne d’approvisionnement, permettant aux acheteurs et aux fournisseurs de consulter l’état des factures en temps réel.
• Gérez les exceptions plus efficacement - Avec le traitement direct de la plupart des factures, les exceptions peuvent recevoir l’attention qu’elles méritent et être résolues plus rapidement.
• Améliorez vos relations fournisseurs – En utilisant le portail fournisseur, les fournisseurs peuvent savoir quand ils recevront le paiement et consulter les informations nécessaires pour prendre de meilleures décisions. Une résolution plus rapide des exceptions de factures et des litiges engendre également de la bonne volonté et permet aux acheteurs d’acquérir une plus grande visibilité.
• Tirez parti de votre pouvoir de négociation - Lorsque les fournisseurs ont confiance en leur statut de paiement, ils peuvent être disposés à offrir des conditions plus avantageuses aux acheteurs, tout en s’assurant qu’ils disposent des revenus dont ils ont besoin pour développer leur activité.
• Collectez des données pour une meilleure prise de décision – Les solutions P2P robustes offrent des fonctionnalités de reporting à la demande efficaces. En utilisant les données en temps réel et historiques fournies, les entreprises peuvent mieux contrôler leurs flux de trésorerie et leur fonds de roulement.

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