Voici pourquoi le déploiement d’une solution P2P risque d’échouer
Vous êtes en plein déploiement d’une solution P2P (Procure-to-Pay) ? Vous risquez de rejoindre les nombreuses équipes qui échouent dans ce domaine. Voici pourquoi.
1. Vous n’avez pas l’adhésion de la Direction
Avez-vous réfléchi au nombre de personnes différentes que votre nouvelle solution P2P va affecter ? Ces personnes savent-elles dans quoi elles s’engagent ? Le succès de la mise en œuvre dépend de deux qualités : la préparation et l’élan stratégique. Il faut travailler dur pour assurer les deux. Si votre équipe de direction ne reconnaît pas les avantages potentiels d’un tel investissement, si elle ne le considère pas comme un impératif, vous ne parviendrez jamais à obtenir l’adhésion nécessaire pour la mise en œuvre.
2. Vous n’avez pas intégré toutes les parties prenantes
Dans de nombreuses entreprises, les décideurs en charge des projets digitaux ne collaborent pas efficacement avec les Achats lors du choix d’une solution P2P. Selon la dernière enquête de Deloitte auprès des directions Achats, seulement 31 % des équipes d’Achats sont « généralement impliquées » dans la prise de décisions pour s’équiper de solutions.
Les parties prenantes du projet
Les parties prenantes essentielles ont besoin de visibilité à chaque étape du processus de sélection, d’adoption et de déploiement d’une solution P2P. Cela va de l’identification initiale de vos besoins aux efforts continus de gestion du changement qui assureront un ROI à long terme. N’oubliez jamais que vous ne connaissez pas tous les tenants et aboutissants. L’implication en amont et régulière des parties prenantes permet de pallier les connaissances manquantes tout en suscitant l’adhésion.
Les futurs utilisateurs
Un programme de formation efficace, une communication claire et un processus stratégique d’intégration et d’adoption sont la clef d’une implémentation réussie. Les Achats ne peuvent pas se permettre d’oublier des parties prenantes, même celles des autres entités opérationnelles.
Exécuté correctement, le processus de déploiement d’une solution P2P a un impact crucial sur toute l’organisation. C’est pourquoi il est important d’avoir une approche réfléchie et de résister à l’envie de prendre des décisions à la légère. Ralentissez, posez des questions et ne vous laissez jamais convaincre d’agir avec précipitation.
3. Vous ne connaissez pas vos besoins
Votre solution P2P ne peut pas lire dans vos pensées. Si vous ne savez pas à quels problèmes elle doit s’attaquer, votre solution ne vous servira à rien. Vous pensez peut-être connaître vos problèmes : des tonnes de papier, des dépenses incontrôlées, des processus inefficaces, etc. Cependant, même dans le pire des cas, ces problèmes ne sont que des symptômes. Il est beaucoup plus difficile d’identifier leur cause sous-jacente.
Dans certains cas, ces problèmes sont simplement dus à l’absence d’outils spécifiques permettant d’optimiser les processus, de mettre sous contrôle les engagements et de réduire les coûts. Dans d’autres cas, il n’est pas si simple de remettre les choses sur des rails. Le processus d’analyse de la cause des problèmes (vos réels besoins) peut s’avérer long, mais il est absolument nécessaire d’identifier la maladie dont souffrent les Achats avant de commencer à élaborer ou à administrer un traitement.
4. Vous vous trompez d’outil
Sans des besoins clairement définis, l’équipe en charge du projet de déploiement d’une solution P2P ne peut pas étudier en toute confiance le marché des solutions et se retrouve engluées dans la conception de la solution.
Il convient ainsi de faire le tri entre réalité et baratin tout en essayant de constituer une équipe et d’élaborer des plans de mise en œuvre. Avant même d’envisager de consulter des fournisseurs, il est essentiel de suivre, de répertorier et de hiérarchiser vos objectifs pour commencer à établir une feuille de route technologique et ses étapes.